Il sistema azienda
Un'azienda può essere studiata come un sistema composto da sottosistemi, processi e obiettivi.
Questo approccio economico deriva dalla teoria generale dei sistemi.
Gli obiettivi dell'azienda
Un'azienda è caratterizzata sempre da obiettivi da raggiungere a seconda della sua tipologia.
Dal raggiungimento o meno degli obiettivi dipende l'esistenza o il fallimento dell'azienda nel corso del tempo.
Alcuni esempi di obiettivi aziendali
Un'azienda privata ha l'obiettivo dell'utile di esercizio e del profitto, perché il profitto rappresenta il reddito residuale del capitalista e gli utili distribuiti degli azionisti.
Nota. In alcuni casi un'azienda con di lucro può perseguire strategie diverse dalla massimizzazione del profitto. Ad esempio, potrebbe vendere a prezzi più bassi per proteggere la sua quota di mercato dall'ingresso della concorrenza. Tuttavia, si tratta di un obiettivo secondario e di breve periodo determinato dalla strategia. L'obiettivo principale di lungo periodo resta comunque determinato dalla tipologia aziendale.
Un'azienda cooperativa, invece, cerca di massimizzare la produzione nel rispetto dell'economicità, perché distribuisce i ricavi ai soci sotto forma di reddito di lavoro.
Nel caso di un'azienda pubblica, infine, l'obiettivo è la soddisfazione di un particolare bisogno della collettività ( es. sicurezza, difesa, ecc. ) o la fornitura di un servizio pubblico ( es. sanità, scuola, ecc. ) a un determinato rapporto qualità / costo.
E così via... un'azienda ha sempre uno o più obiettivi da raggiungere.
La gerarchia degli obiettivi
Spesso gli obiettivi sono in conflitto tra loro. Quindi l'azienda è costretta a costruire una gerarchia degli obiettivi.
Poi scegliere quelli più importanti da raggiungere e quelli da sacrificare.
Le scelte aziendali
Dagli obiettivi aziendali derivano le scelte dell'azienda.
In particolar modo, gli obiettivi aziendali determinano la strategia, i prodotti o servizi offerti sul mercato, la gestione, l'organizzazione e la struttura aziendale.
La struttura aziendale
La struttura di un'azienda è composta da singole parti interconnesse tra loro.
Ogni unità organizzativa svolge delle specifiche funzioni, pur dipendendo dalle altre, ha un funzionamento e regole diverse e persegue obiettivi specifici.
Esempio. La direzione del personale si occupa delle risorse umane di un'azienda. La direzione vendite degli aspetti commerciali. La direzione marketing delle strategie pubblicitarie. La direzione amministrativa e finanziaria della contabilità, del budget, e così via.
Quindi, ogni unità può essere studiata come un sottosistema a se stante, con flussi in input (entrata) e output (uscita) verso le altre unità del sistema o verso l'esterno.
Le singole unità organizzative ( direzioni ) possono essere a loro volta suddivise in altri sottosistemi ( dipartimenti, servizi, uffici, organigrammi, ecc. ).
Si forma una gerarchia organizzativa in cui alcune unità dipendono da altre, alcune sono interdipendenti mentre altre sono indipendenti.
Tuttavia, pur essendo diverse, in un sistema azienda tutte le unità concorrono, in modo diretto o indiretto, al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Per questa ragione l'organizzazione interna di un'azienda è di fondamentale importanza per il raggiungimento degli obiettivi e per l'economicità dell'impresa.
I processi
I processi sono tutte le attività svolte nella struttura organizzativa per raggiungere gli obiettivi.
I processi si svolgono nelle unità del sistema.
Nota. Alcuni processi sono finalizzati a svolgere attività dentro un sottosistema, mentre altri sono dedicati a ricevere o trasmettere informazioni verso l'esterno.
I processi aziendali sono suddivisi nelle seguenti categorie:
- I processi direzionali. Sono i processi che determinano gli obiettivi da raggiungere. Sono caratterizzati prevalentemente da decisioni non strutturate.
- I processi gestionali. Sono i processi che traducono gli obiettivi in piani di azione.
- I processi operativi. Sono i processi che attuano i piani di azione. Sono processi deterministici e ripetitivi, caratterizzati da decisioni strutturate, più facilmente automatizzabili.
Generalmente i processi direzioni sono caratterizzati da decisioni non strutturate mentre quelli operativi da scelte strutturate.
Nota. Il livello di strutturalizzazione delle decisioni non è rigido. Possono esserci scelte strutturate anche a livello direzionale e decisioni non strutturate a livello operativo.
La differenza tra le decisioni strutturate e non strutturate
- Le decisioni non strutturate sono caratterizzate dalla creatività, dall'esperienza e dall'intuito. Sono proprietà difficili da schematizzare e automatizzare.
- Le decisioni strutturate sono, invece, deterministiche. E' sufficiente conoscere le variabili determinanti della funziona per elaborare la decisione. In genere sono regole if-do, algoritmi ( o script ) e criteri meccanici di scelta.
Nota. Tra questi due estremi c'è un ampio range di decisioni semi-strutturate, parzialmente automatizzabili, che richiedono comunque la supervisione e il controllo umano.
Le risorse
Per funzionare tutti i processi utilizzano le risorse interne del sistema che, nel caso specifico di un'azienda, sono dette risorse aziendali.
Le risorse dedicate e condivise. Alcune risorse aziendali sono utilizzabili soltanto dai sottosistemi a cui appartengono, mentre altre sono risorse condivise tra due o più sottosistemi. Ad esempio, la logistica è una tipica risorsa condivisa tra più direzioni e servizi.
Le risorse possono essere classificate anche in interne o esterne al sistema:
- Le risorse interne sono quelle su cui l'aziende esercita una gestione diretta.
Esempio. Sono risorse i lavoratori, il capitale, l'energia, un edificio, le materie prime del processo produttivo, le informazioni, il know-how, la logistica, le infrastrutture aziendali, i prodotti, ecc.
- Le risorse esterne sono quelle di cui l'azienda beneficia ma senza esercitare un controllo diretto.
Esempio. Sono risorse esterne le leggi e le normative, le condizioni ambientali e sociali, il clima, le infrastrutture pubbliche, il mercato, le preferenze dei consumatori, le informazioni, ecc.
Oltre a usare le risorse, i processi determinano il ciclo di vita delle risorse.
Il ciclo di vita di una risorsa è suddiviso in tre fasi:
- Pianificazione. Un processo pianifica / programma di utilizzare una determinata quantità di una risorsa.
- Acquisizione. Un processo acquisisce la quantità di risorsa. Ad esempio, l'azienda acquista la risorsa sul mercato, seleziona il nuovo personale, ecc.
- Gestione. Un processo gestisce la risorsa acquisita per il raggiungimento degli obiettivi.
Esempio. Un'azienda pianifica di aumentare l'organico degli operai di un'unità lavorativa ( risorsa ). Quindi la acquisisce, assumendola dopo un processo di selezione del personale. Infine la utilizza dove è più utile, assegnando al lavoratore vari incarichi nel corso della sua vita lavorativa.
